Domande frequenti

OspitoFacile è uno strumento online per gestire i dati degli ospiti e le comunicazioni ad Alloggiati Web. Nello stesso account puoi organizzare strutture e soggiorni, calcolare l’imposta di soggiorno secondo le regole impostate ed emettere le relative ricevute.

OspitoFacile è pensato per chi gestisce locazioni turistiche, case vacanze, B&B, affittacamere e altre attività ricettive. Può usarlo sia chi gestisce la propria attività sia un property manager che opera per conto di altri titolari.

Sì. Puoi iniziare con una sola struttura e scegliere un pacchetto adatto al numero di soggiorni che devi comunicare. Non serve avere più immobili per utilizzare OspitoFacile.

Sì. In OspitoFacile puoi registrare più strutture e scegliere quella corretta quando crei il soggiorno. I soggiorni disponibili appartengono all’account e possono essere utilizzati per le strutture che gestisci.

OspitoFacile si concentra sulla registrazione degli ospiti, sulle comunicazioni ad Alloggiati Web e sulle funzioni collegate al soggiorno. Non considerare il calendario commerciale come una sincronizzazione delle disponibilità con Airbnb o Booking.com: usa soltanto le integrazioni espressamente indicate come attive.

Puoi accedere a OspitoFacile dal browser. Per utilizzare le funzioni online serve una connessione a Internet. Per foto, apertura dei PDF e download dei file, il browser può richiedere permessi o proporre azioni diverse secondo il dispositivo.

OspitoFacile oggi non invia le statistiche regionali ISTAT: comunica i soggiorni ad Alloggiati Web, con l’invio diretto o con il file TXT. Il collegamento ad Alloggiati Web non trasmette i dati statistici alla Regione, che vanno comunicati con la piattaforma indicata dalla tua Regione.

Sì. Nel soggiorno premi “Self check-in” e condividi il link con gli ospiti: è uno solo per tutto il soggiorno, in italiano o in inglese. Ogni ospite sceglie un posto libero, inserisce i propri dati (anche fotografando il documento), la propria email e conferma di aver letto l’informativa privacy del titolare; per i minori compila un genitore. Una volta inviati, i dati non si modificano più dal link.

I dati entrano subito nel soggiorno come “Da verificare”: controllali, correggili se serve e premi “Verifica”. Finché non li hai verificati il soggiorno non si comunica ad Alloggiati Web. L’email del capogruppo, del capofamiglia o dell’ospite singolo viene proposta per la ricevuta della tassa di soggiorno.

Il link funziona solo se il titolare della struttura ha indicato l’informativa privacy per gli ospiti, fino al giorno del check-out, e si chiude quando il soggiorno è comunicato ad Alloggiati Web o archiviato. Con “Nuovo link” sostituisci quello condiviso. Le letture automatiche dei documenti fatte dagli ospiti contano sul tuo limite mensile, con un massimo di tre per ospite.

Crea il tuo account con email e password oppure con “Continua con Google”; se usi l’email, conferma l’indirizzo con il link che ti inviamo. La configurazione guidata ti accompagna in cinque passi: “Struttura e titolare”, “Alloggiati Web”, “Tassa di soggiorno”, “Calendario” e “Riepilogo”. Alloggiati Web, tassa di soggiorno e calendario si possono rimandare con “Più tardi”: quello che manca resta indicato sulla scheda della struttura, nella pagina “Strutture”, da dove puoi anche riaprire la “Configurazione guidata”.

Sì: quando confermi l’indirizzo email dopo la registrazione, OspitoFacile aggiunge al tuo account alcuni soggiorni in omaggio, per provare il servizio con i tuoi primi soggiorni. Se ti registri con Google, li ricevi subito. Il numero è indicato nella pagina iniziale del sito. I soggiorni omaggio seguono le stesse regole di utilizzo e validità di quelli acquistati e li trovi, con i pacchetti acquistabili, nella sezione “Soggiorni disponibili”.

Un soggiorno disponibile corrisponde a un soggiorno da comunicare, non a un singolo ospite o a una notte. Una famiglia di quattro persone che resta tre notti nello stesso soggiorno utilizza un soggiorno disponibile, non dodici.

Un soggiorno disponibile si usa una sola volta, alla prima generazione del file TXT oppure al primo invio diretto accettato da Alloggiati Web, anche se solo alcune schedine vengono accettate. Un invio respinto o non riuscito non consuma nulla. Le rigenerazioni del file, le correzioni, i reinvii e la conferma con “Sì, segna come comunicato” non consumano un altro soggiorno.

Apri “Soggiorni disponibili” dal menu del tuo account. Il saldo è richiamato anche nella pagina “Soggiorni”. Prima di comunicare nuovi soggiorni, verifica di avere disponibilità sufficiente.

No: OspitoFacile non prevede abbonamenti. Acquisti pacchetti di soggiorni con un pagamento singolo, tramite Stripe, e i pacchetti non si rinnovano automaticamente. Prezzi IVA inclusa, quantità e condizioni sono nella sezione “Soggiorni disponibili”; prima di pagare controlla il riepilogo dell’acquisto.

Sì, i soggiorni valgono 12 mesi dall’accredito sul saldo. Ogni nuovo accredito, compreso un nuovo acquisto, rinnova per 12 mesi dalla sua data tutto il saldo ancora valido; i periodi non si sommano e i soggiorni già scaduti non tornano disponibili. La scadenza è indicata nella sezione “Soggiorni disponibili”.

Quando il saldo arriva a zero non puoi inserire nuovi soggiorni né comunicare quelli non ancora comunicati; i soggiorni già comunicati restano correggibili e reinviabili senza costi. Per ulteriori 12 mesi puoi consultare soggiorni, ricevute e statistiche ed esportare i dati. Dopo restano disponibili l’accesso all’account, l’acquisto, le ricevute, l’esportazione dei dati, l’assistenza e la chiusura dell’account. Acquistando un pacchetto riattivi tutte le funzioni.

Per inserire una struttura, apri “Strutture” e scegli “+ Nuova struttura”. Compila i dati richiesti e indica se operi per te o per un altro titolare.

1. Apri “Strutture” dal menu principale e premi “+ Nuova struttura”.
2. Alla domanda “Per chi gestisci questa struttura?” scegli “Per me” oppure “Per conto di altri”.
3. Compila nome, tipologia, CIN, indirizzo, CAP, Comune, provincia e numero massimo di ospiti. Seleziona il Comune dall’elenco per compilare la provincia.
4. Completa i dati del titolare richiesti dal modulo. Codice regionale e telefono di riferimento sono facoltativi se non pertinenti.
5. Controlla i dati e premi “Crea struttura”: la configurazione guidata prosegue con Alloggiati Web, tassa di soggiorno e calendario, che puoi anche rimandare.

Scegli “Per me” se eserciti tu l’attività, anche quando hai la disponibilità dell’immobile tramite affitto, comodato o usufrutto. Scegli “Per conto di altri” se gestisci l’attività per un altro titolare, per esempio come property manager. La scelta serve a identificare correttamente il titolare della struttura.

No. Chi usa l’account può essere diverso dal proprietario dell’immobile e dal titolare dell’attività. In OspitoFacile devi indicare il soggetto per cui operi e i dati corretti dell’emittente delle ricevute, oltre a utilizzare credenziali e autorizzazioni pertinenti alla struttura.

L’email di riferimento della struttura coincide con quella usata per registrare l’account e non si modifica dal modulo struttura. A questo indirizzo arrivano le risposte degli ospiti alle ricevute e, se attivata, la copia delle ricevute inviate.

Il CIN identifica la struttura o l’immobile nella Banca Dati nazionale delle Strutture Ricettive. Inserisci il codice assegnato alla tua attività, copiandolo dal documento o dal portale ufficiale: è formato da IT seguito da 16 lettere o numeri, 18 caratteri in tutto, senza spazi. OspitoFacile controlla il formato ma non verifica il codice nella Banca Dati: copialo con attenzione. L’inserimento del CIN in OspitoFacile non sostituisce la richiesta del codice al Ministero del Turismo.

Se compare il messaggio “Questa struttura risulta già registrata su OspitoFacile”, il CIN è già usato da un altro account. Controlla di aver copiato il codice correttamente. Se il codice è giusto (per esempio proprietario e gestore con account separati), contatta l’assistenza: lo staff può verificare il caso e autorizzare quel CIN per il tuo account. Non modificare il CIN per aggirare il controllo.

Apri “Strutture” e premi “Modifica” nella scheda interessata. Per i titolari già registrati trovi anche la sezione “Intestatari”. Le modifiche ai dati dell’emittente valgono per le operazioni successive: i documenti già emessi mantengono i dati con cui sono stati generati.

Apri “Strutture”, individua la struttura e premi “Calendario”. In “Stagione standard” premi “Imposta la stagione” e scegli “Prima notte” e “Ultima notte”: il periodo si ripete ogni anno. Se un anno ha aperture diverse, aggiungile in “Aperture specifiche per anno”; in “Chiusure” indica i giorni in cui la struttura non è vendibile. Per ogni periodo usa “+ Aggiungi periodo” e compila “Dal” e “Al (incluso)”, poi premi “Salva calendario”. Se la struttura fa parte di una proprietà raggruppata, la stagione è quella della proprietà e qui puoi aggiungere solo le chiusure. Il calendario serve a calcolare l’occupazione nelle statistiche.

Per calcolare l’occupazione, OspitoFacile deve conoscere i periodi di apertura della struttura. Senza il calendario il dato può essere indicato come N/D. Completa “Strutture → Calendario” e ricontrolla le statistiche.

Nella pagina “Strutture” trovi “Come vendi le tue strutture?” e il comando “+ Raggruppa strutture che condividono gli spazi”. Il raggruppamento serve a rappresentare una proprietà con calendario comune ed evitare di contare due volte le notti di occupazione. Verifica con l’assistenza come associare correttamente i CIN.

Per l’invio diretto servono utente Alloggiati Web, password del portale e WSKEY. Le credenziali devono riferirsi alla struttura che stai configurando. La WSKEY si ottiene nel portale ufficiale Alloggiati Web; non coincide con il CIN o con la password di OspitoFacile.

Per collegare Alloggiati Web, apri la scheda della struttura e inserisci le credenziali nel pannello “Alloggiati Web”.

1. Vai su “Strutture” e individua la struttura da collegare.
2. Premi “Alloggiati Web” nella sua scheda.
3. Compila i campi “Utente Alloggiati Web”, “Password del portale” e “WSKEY”. Se hai già collegato un’altra struttura con la stessa utenza, puoi scegliere “Usa quelle di un’altra struttura”.
4. Se la tua utenza ufficiale è di tipo Gestione Appartamenti, seleziona “Account ‘Gestione Appartamenti’ (più alloggi con un solo utente)”.
5. Premi “Verifica e salva” e controlla il messaggio restituito. Se la verifica non riesce, correggi i dati prima di riprovare.
6. Per un account Gestione Appartamenti, scegli poi in “Appartamento su Alloggiati Web” l’appartamento che corrisponde alla struttura: senza questa scelta l’invio diretto non parte.

La WSKEY si trova nell’area autenticata del portale ufficiale Alloggiati Web, nel menu della propria utenza.

1. Accedi a https://alloggiatiweb.poliziadistato.it con le credenziali e il metodo di autenticazione richiesto dal portale.
2. Nella pagina iniziale apri il menu della tua utenza, in alto a destra, e scegli “Chiave Web Service”.
3. Se necessario usa “Genera Nuovo Codice”, poi copia la chiave disponibile.
4. Torna in OspitoFacile e incollala nel campo “WSKEY” di “Strutture → Alloggiati Web”. Completa utente e password, poi premi “Verifica e salva”.

Quando cambi la password sul portale Alloggiati Web, devi generare una nuova WSKEY secondo le istruzioni ufficiali. Aggiorna poi password e WSKEY in “Strutture → Alloggiati Web” e usa “Verifica e salva”. Ripeti l’aggiornamento per le configurazioni interessate dalla stessa utenza.

Seleziona “Account ‘Gestione Appartamenti’ (più alloggi con un solo utente)” soltanto se corrisponde alla tua utenza ufficiale. Per la prima struttura inserisci utente, password e WSKEY e premi “Verifica e salva”; per le altre apri “Strutture → Alloggiati Web”, scegli “Usa quelle di un’altra struttura”, seleziona le “Credenziali” e premi “Verifica e salva”. Per ogni struttura scegli poi in “Appartamento su Alloggiati Web” l’appartamento corretto (se l’elenco non compare, premi “Carica elenco appartamenti”). Finché manca l’appartamento, la scheda della struttura mostra “Alloggiati Web: scegli l’appartamento” e l’invio diretto non è possibile.

Sì. Puoi preparare il file TXT da caricare personalmente nel portale Alloggiati Web. La generazione del file non costituisce invio alla Questura: devi completare il caricamento sul portale ufficiale e controllarne l’esito.

Controlla utente, password e WSKEY, facendo attenzione a spazi aggiunti durante la copia. Se hai cambiato la password sul portale, verifica di aver rigenerato anche la chiave. Controlla inoltre che l’utenza e l’eventuale appartamento corrispondano alla struttura. Se l’errore resta, comunica all’assistenza il messaggio senza inviare password o WSKEY.

Apri “Soggiorni” e scegli “+ Nuovo soggiorno”. Seleziona struttura, tipo di soggiorno e date prima di aggiungere i partecipanti.

1. Apri “Soggiorni → + Nuovo soggiorno”.
2. Seleziona la “Struttura”.
3. Scegli “Ospite singolo”, “Famiglia” o “Gruppo”.
4. Imposta “Check-in” e “Check-out”. Se disponibili, completa “Motivo del viaggio” e “Provenienza prenotazione”.
5. Premi “Crea soggiorno”. Nella pagina del soggiorno usa “+ Aggiungi ospite” per completare i partecipanti.

“Ospite singolo” indica un solo partecipante. “Famiglia” prevede un capo famiglia e i familiari; “Gruppo” un capo gruppo e gli altri componenti. Scegli la situazione corretta perché i ruoli determinano i dati richiesti nelle schedine Alloggiati Web.

Apri il soggiorno e usa “+ Aggiungi ospite” per inserire un partecipante. Per una scheda già presente scegli “Apri scheda”, completa o correggi i campi e premi “Salva”. Prima di generare il TXT o inviare, controlla che tutti i partecipanti risultino pronti.

Sì. Nel soggiorno premi “Aggiungi dati” sul posto dell’ospite e scegli “Scansiona documento”. Usa “Scatta foto” per fotografarlo con il telefono oppure “Carica foto o PDF” per caricare un’immagine o un PDF. Controlla l’anteprima: se serve usa “Ruota 90°” o “Ritaglia” (poi “Conferma ritaglio”), oppure “Rifai foto”; quindi premi “Leggi documento”. Se mancano dati sull’altro lato, scegli “Fotografa l’altro lato” o “Continua senza”. Al termine controlla i dati, in particolare quelli segnati “Da verificare”, e premi “Salva”. La foto non viene conservata; una foto poco leggibile può produrre informazioni incomplete o errate.

Sì. Prima dell’invio verifica almeno nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, ruolo nel soggiorno e dati del documento richiesti. Il riconoscimento automatico aiuta la compilazione, ma non sostituisce il controllo dell’host.

I campi necessari dipendono dal ruolo dell’ospite e dalle informazioni richieste da Alloggiati Web. Il documento è richiesto per ospite singolo, capo famiglia o capo gruppo secondo il tracciato applicabile. Alcuni dati aggiuntivi possono servire per l’imposta di soggiorno: non confondere i due adempimenti.

Sì. Anche i bambini devono essere inseriti tra i partecipanti e avere i dati richiesti per la comunicazione. L’eventuale esenzione dall’imposta di soggiorno non li esclude dalla registrazione degli ospiti.

Apri “Apri scheda” nel soggiorno e controlla i campi obbligatori o segnalati come incompleti. Completa i dati e premi “Salva”. Controlla tutti i partecipanti, oltre al capo famiglia o capo gruppo, prima di procedere.

Con il collegamento configurato e tutti gli ospiti pronti, apri il soggiorno e usa il comando di invio ad Alloggiati Web. Controlla il riepilogo e l’esito della comunicazione.

1. Verifica la struttura, le date e tutti i partecipanti.
2. Nella sezione “Alloggiati Web” del soggiorno premi “Invia ad Alloggiati Web”: il pulsante compare quando l’invio diretto è configurato e tutti gli ospiti sono pronti.
3. Nella finestra “Controlla e invia” controlla nomi, date e documenti delle schedine e gli avvisi, poi premi “Invia ad Alloggiati Web”. Se Alloggiati Web segnala errori, li mostriamo e non inviamo nulla.
4. Controlla l’esito nello “Storico” del soggiorno. La ricevuta della Questura è disponibile dal giorno dopo, nello storico e in “Ricevute Alloggiati Web”.

Nella sezione “Alloggiati Web” del soggiorno premi “Scarica file TXT”, controlla le schedine nella finestra e scarica il file (la prima volta premi “Usa 1 soggiorno e prepara il file”, poi “Scarica file TXT”). Caricalo nel portale ufficiale: usa “Invio File”, seleziona il file, controlla gli errori con la verifica e completa l’invio. Dopo l’accettazione torna nel soggiorno e premi “Sì, segna come comunicato”.

No. “Segna come comunicato” registra in OspitoFacile che hai già completato la comunicazione attraverso il portale. Prima devi aver caricato il file e verificato l’accettazione su Alloggiati Web.

Puoi preparare il soggiorno in anticipo, ma la trasmissione è disponibile a partire dal giorno del check-in. Finché il check-in non arriva, il soggiorno completo compare nella sezione “In programma” della pagina “Soggiorni”; il giorno del check-in passa in “Da trasmettere”. Ricontrolla date e dati prima dell’invio: l’app non sostituisce il rispetto delle scadenze previste per la tua attività.

No. Dopo la prima generazione del TXT o un invio diretto accettato, struttura, date e ospiti del soggiorno non si possono più cambiare e il soggiorno non si può eliminare: puoi solo archiviarlo. Puoi ancora correggere i dati anagrafici degli ospiti.

Le schedine comunicate non si rettificano da OspitoFacile. Per un errore successivo contatta l’assistenza; se hai già trasmesso dati alla Questura, verifica anche con l’ufficio competente come procedere.

Apri “Ricevute Alloggiati Web” nel menu di OspitoFacile. Le ricevute riguardano solo gli invii diretti: Alloggiati Web ne rilascia una al giorno per ciascuna utenza, valida per tutti gli invii di quel giorno, a partire dal giorno successivo e per 30 giorni. OspitoFacile la scarica automaticamente ogni mattina e la conserva in “Archiviate”, dove puoi aprirla con “Apri PDF” o scaricarle tutte insieme con “Scarica tutte (PDF)”; finché non è disponibile la trovi in “In attesa”, con “Scarica ora” o “Riprova ora” quando previsto. La trovi anche nello storico del soggiorno.

Per i file TXT caricati personalmente, la ricevuta si scarica dal portale ufficiale. La ricevuta ufficiale Alloggiati è distinta dalla ricevuta dell’imposta di soggiorno e dal messaggio di conferma mostrato dall’app.

Leggi il messaggio di esito e controlla lo storico prima di ripetere l’operazione. Se non è chiaro se Alloggiati abbia accettato le schedine, verifica sul portale ufficiale o contatta l’assistenza. Evita un nuovo invio alla cieca, che potrebbe duplicare una comunicazione già accettata.

Sì, OspitoFacile calcola l’imposta in base alle regole configurate per la struttura e ai dati del soggiorno. Devi impostare le tariffe e le esenzioni pertinenti al Comune e controllare il risultato prima di confermare.

Apri “Strutture” e premi “Tassa di soggiorno” nella scheda della struttura. Conferma il Comune e l’emittente delle ricevute, poi imposta le regole.

1. In “Strutture” premi “Tassa di soggiorno” nella scheda della struttura interessata.
2. Controlla il Comune proposto e premi “Conferma il Comune”, oppure cercane un altro.
3. In “Emittente delle ricevute” scegli il soggetto a nome del quale saranno emesse le ricevute e premi “Conferma emittente”.
4. Verifica la numerazione delle ricevute (con “Modifica” puoi indicare il prossimo numero e un prefisso facoltativo) e, se ti serve, attiva la copia via email di ogni ricevuta inviata all’ospite.
5. Nella sezione “Regole” premi “Regole da zero” e indica tariffe per periodo, notti imponibili al massimo, età di esenzione, altre esenzioni o riduzioni e la data da cui valgono; poi premi “Salva regole”.
6. Per una variazione successiva usa “Nuova versione”: i calcoli già confermati restano come sono. Prima di emettere documenti, controlla il calcolo su un soggiorno.

Non dare per scontato l’aggiornamento automatico. Controlla il regolamento e le tariffe pubblicati dal Comune e aggiorna le regole della struttura quando cambiano. Le scadenze e le categorie di esenzione possono variare da Comune a Comune.

Apri il soggiorno e vai alla sezione “Tassa di soggiorno”. Controlla regole applicate, notti imponibili, partecipanti ed esenzioni. Se devi correggere un calcolo già confermato, usa “Riapri il calcolo” e verifica di nuovo il risultato prima dell’emissione.

La ricevuta si emette dalla sezione “Tassa di soggiorno” del soggiorno a cui si riferisce.

1. Controlla il calcolo e premi “Conferma il calcolo”.
2. Quando l’ospite paga, indica la data in “Pagato il” e la “Modalità”, poi premi “Conferma incasso”.
3. Controlla l’“Intestatario della ricevuta”, scegli la “Lingua” e premi “Emetti ricevuta”. Se non c’è nulla da incassare (ospiti esenti o imposta riscossa dal portale), il comando è “Emetti attestazione”.
4. Inserisci l’“Email dell’ospite” e premi “Invia all’ospite”. Controlla lo stato mostrato: “Inviata” vuol dire che il servizio email l’ha accettata, non che l’ospite l’ha letta.

Sì. Prima dell’emissione puoi scegliere “Italiano” oppure “Italiano e inglese”. Con la seconda opzione il documento e l’email sono bilingui. Controlla l’indirizzo del destinatario prima di inviare.

Sì. Nella ricevuta del soggiorno usa “Apri e stampa” oppure “Scarica PDF”; dopo la consegna puoi premere “Segna consegnata a mano”. La stampa e l’invio email sono modalità di consegna del documento; non sostituiscono il corretto calcolo dell’imposta o gli altri adempimenti richiesti dal Comune.

Sì, se la copia all’host è attiva nelle impostazioni della struttura. La copia arriva come email separata. Puoi modificare la preferenza in “Strutture → Tassa di soggiorno” oppure disattivarla per il singolo invio. La copia non è una conferma di lettura da parte dell’ospite.

Una ricevuta emessa non si modifica direttamente. Se contiene un errore, annullala con la motivazione e segui il percorso di rettifica. La nuova ricevuta prende un nuovo numero e richiama quella annullata. Annullare il documento non equivale a cancellare o rimborsare l’incasso.

Il calcolo e la ricevuta non equivalgono al versamento al Comune. Devi effettuare pagamento e comunicazioni attraverso le modalità previste dal tuo Comune. Considera attivo un collegamento a un portale comunale soltanto se espressamente disponibile per la tua struttura.

No. OspitoFacile non prepara né presenta la dichiarazione annuale dell’imposta e non invia promemoria delle scadenze: è un adempimento a tuo carico, da svolgere con le modalità previste dal Comune. Come supporto puoi filtrare per data le ricevute emesse nella sezione “Tassa di soggiorno” ed esportarle con “Esporta elenco (CSV)”.

Sì. Puoi raccogliere l’indirizzo per le funzioni che lo richiedono, come l’invio della ricevuta. L’ospite può inoltre scegliere di ricevere offerte della struttura tramite il percorso dedicato. Un indirizzo raccolto per la ricevuta non diventa automaticamente un contatto promozionale.

Puoi usarla per inviare la ricevuta e gestire le comunicazioni pertinenti a quel servizio. Se vuoi inviare offerte o newsletter attraverso il percorso marketing di OspitoFacile, devi avere il relativo consenso valido. Tieni distinti i contatti operativi dai destinatari delle promozioni.

Sì, ma solo con il consenso valido raccolto per la struttura e il titolare indicati. Il consenso riguarda offerte e novità via email e dura 24 mesi, salvo revoca anticipata dallo stesso link. OspitoFacile registra ogni consenso e ogni revoca con il testo accettato e la data. Gli invii li fai con il tuo strumento: ognuno deve rispettare la scelta dell’ospite e permettere di interrompere le comunicazioni.

Apri il soggiorno e premi “Link per l’ospite” accanto al partecipante; poi usa “Copia link” o “Condividi” e invialo alla persona interessata. Dalla pagina del link l’ospite legge l’informativa, sceglie liberamente e può revocare quando vuole.

Il link si crea solo se nei dati del titolare c’è il link all’informativa privacy per gli ospiti e se l’ospite è maggiorenne: serve la sua data di nascita nella scheda. Quando invii la ricevuta via email, l’invito è incluso per l’ospite a cui è riferita, alle stesse condizioni e se non ha già dato il consenso. Non dare il consenso al posto dell’ospite.

No. Il consenso promozionale è facoltativo e separato dal soggiorno e dalla ricevuta. Un rifiuto non deve impedire le funzioni necessarie alla gestione del soggiorno o alla consegna del documento.

No, non automaticamente. Il testo previsto per gli ospiti di OspitoFacile riguarda le offerte via email. Per usare WhatsApp o SMS a fini promozionali devi avere un presupposto valido che copra quei canali e fornire le informazioni pertinenti. Non estendere il consenso email ad altri canali.

Il testo attualmente previsto limita il consenso alla struttura e al titolare indicati. Non estenderlo automaticamente ad altri proprietari, ad altre strutture o ai clienti del property manager. Un utilizzo diverso richiede una valutazione e un’informazione coerenti con quella finalità.

Il consenso raccolto tramite il link della struttura riguarda il marketing dell’host, non quello di OspitoFacile. Non autorizza OspitoFacile a inviare ai tuoi ospiti proprie offerte commerciali.

Nel soggiorno, sotto ogni partecipante, trovi lo stato delle comunicazioni della struttura: “link da condividere, nessuna scelta”, “consenso dato”, “consenso scaduto” o “consenso revocato”. Nella sezione “Ospiti” il pulsante “Consensi alle comunicazioni (CSV)” scarica gli ospiti con un consenso attivo in quel momento, con struttura, titolare, nome, email, data del consenso e scadenza. Esporta di nuovo prima di ogni invio: revoche e scadenze successive non si aggiornano nei file già scaricati.

No, OspitoFacile non invia newsletter né campagne promozionali. Puoi esportare gli ospiti con consenso attivo con “Consensi alle comunicazioni (CSV)” e usarli nel tuo strumento di invio. Trasferisci solo i contatti con consenso valido e tieni aggiornate revoche e scadenze.

L’ospite può riaprire il proprio link personale e usare la funzione di revoca. Da quel momento devi escluderlo dalle successive comunicazioni promozionali, anche se hai già esportato il contatto in un altro sistema. La revoca non equivale alla cancellazione di tutti i documenti del soggiorno.

No. OspitoFacile chiede il consenso alle offerte solo agli ospiti maggiorenni: per un minorenne, o per un ospite senza data di nascita nella scheda, il “Link per l’ospite” non si crea e i link già condivisi non permettono di dare il consenso. La registrazione del minore per il soggiorno e gli adempimenti restano distinti dal marketing.

Devi rendere disponibile l’informativa rivolta agli ospiti della tua attività, con il titolare corretto e la descrizione del marketing. La privacy policy di OspitoFacile rivolta agli utenti del servizio non la sostituisce. Indicane il link nei dati dell’intestatario, nel campo “Informativa privacy per gli ospiti (link)”: compare nella pagina in cui l’ospite sceglie, che deve poterla leggere prima di decidere. Senza questo link OspitoFacile non chiede il consenso.

Nel percorso previsto da OspitoFacile, nome e contatto per le offerte della struttura hanno una durata di 24 mesi, salvo revoca anticipata. Questa durata è distinta dalla conservazione dei dati necessari al soggiorno e degli eventuali documenti. Non usare il consenso marketing per prolungare automaticamente l’intera scheda documentale.

No. Quando usi “Scansiona documento”, la foto resta in memoria solo il tempo della lettura: OspitoFacile non la salva in archivio né nei registri tecnici, e la scarta anche in caso di errore. Per la lettura automatica l’immagine viene inviata al fornitore indicato nel DPA, senza memorizzazione da parte dell’applicazione; finché non sarà attiva la conservazione zero, il fornitore può conservarla fino a 30 giorni per il controllo degli abusi e poi la cancella.

Restano solo i dati che controlli e salvi nella scheda dell’ospite. La lettura automatica è facoltativa: puoi sempre inserire i dati a mano.

Il periodo lo scegli tu in “Account”, scheda “Attività”, alla voce “Conservazione dei dati degli ospiti”: 3, 6, 12 o 24 mesi dall’ultimo soggiorno, oppure “Appena chiusa la finestra di invio ad Alloggiati Web”. Se non lo cambi, il periodo è di 12 mesi. Il conteggio parte dall’ultimo soggiorno, quindi riparte quando l’ospite torna, e la scheda non viene mai cancellata prima che si chiuda la finestra di invio ad Alloggiati Web.

Alla cancellazione restano solo statistiche anonime. Il consenso promozionale dell’ospite ha una durata propria di 24 mesi; lo storico degli invii e le ricevute restano finché l’account è attivo.

In “Statistiche” trovi occupazione, soggiorni, ospiti e pernottamenti, la provenienza degli ospiti e il loro profilo per fasce d’età. L’occupazione si calcola solo se hai impostato il calendario delle strutture (in “Strutture”, pulsante “Calendario”): altrimenti compare “N/D” con il motivo. Contano solo le notti già concluse. L’“Età media stimata” è calcolata dal valore centrale della fascia d’età di ogni ospite, perché le statistiche conservano la fascia e non l’età esatta.

Apri “Account → Dati e privacy” e premi “Scarica i dati”. L’esportazione descritta dalla piattaforma è un JSON con strutture, calendari, soggiorni, schede ospiti e storico degli invii. Le password Alloggiati Web non sono incluse. I PDF delle ricevute non sono inclusi nel file: scaricali dall’app.

Apri “Account → Dati e privacy” e premi “Chiudi l’account”; per confermare scrivi il nome dell’account. La chiusura avviene 7 giorni dopo la richiesta: fino ad allora puoi consultare ed esportare dati e documenti, oppure premere “Annulla la chiusura”.

Poi strutture, soggiorni, schede ospiti, statistiche e ricevute, comprese le ricevute di Alloggiati Web e della tassa di soggiorno con i relativi PDF, vengono cancellati definitivamente; le copie di sicurezza sono sovrascritte entro 30 giorni. I soggiorni disponibili non usati vanno persi, salvo rimborsi dovuti per legge, mentre i dati degli acquisti restano per gli obblighi fiscali.

Prima della richiesta scarica ciò che devi conservare: nella stessa sezione trovi le ricevute di Alloggiati Web e quelle della tassa di soggiorno, ognuna in un solo PDF. La chiusura non sostituisce i tuoi obblighi di conservazione.

Puoi aprire “Assistenza” dal menu oppure scrivere a info@ospitofacile.it . Indica la struttura interessata, l’operazione che stavi eseguendo e il messaggio di errore. Non inviare password, WSKEY o fotografie dei documenti se non richieste attraverso una procedura appropriata.

Per l’uso di OspitoFacile trovi condizioni, informativa privacy e DPA nella sezione “Account → Dati e privacy”. Ai tuoi ospiti devi rendere disponibile l’informativa della tua attività. L’accettazione del servizio da parte dell’host e il consenso promozionale dell’ospite sono operazioni distinte.